Planujesz dużą konferencję lub zjazd? Jest wiele rzeczy do rozważenia, od lokalizacji do cateringu, wymagań IT i audiowizualnych do znalezienia wszystkim odpowiedniego pokoju na noc. Rozważania te napotykają na siebie bezlitośnie, a zaniedbanie tylko jednego z nich może oznaczać katastrofę dla twoich dużych wydarzeń, niezależnie od tego, czy są to konferencje czy prezentacje sprzedaży. Zatrudnienie organizatorów imprez konferencyjnych może, przy odpowiednim planowaniu, pomóc Twojemu wielkiemu dniu pójść bez przeszkód i zapewnić bezpłatną usługę, która może sprawić, że duże wydarzenie będzie o wiele bardziej wyjątkowe.

Organizatorzy imprez konferencyjnych pomogą na każdym etapie planowania Twojej konwencji, od zidentyfikowania odpowiednich miejsc i obiektów na imprezę firmową, negocjacji z obiektami w celu zabezpieczenia najlepszych stawek i udogodnień, znalezienia odpowiedniego zakwaterowania i zapewnienia, że inne wymagania są spełnione, od cateringu i potrzeb technicznych do współpracy z obiektem w dniach poprzedzających konferencję i organizowania wizyt na miejscu, aby związać te ostatnie luźne końce.

Zacznijmy od początku. Ważne jest, abyś upewnił się, że masz jasność co do swoich wymagań i celów, jakie masz na myśli w odniesieniu do swojego wydarzenia, zanim zwrócisz się do organizatorów imprez konferencyjnych, aby skorzystać z ich usług. Każda firma zajmująca się wyszukiwaniem obiektów lub organizator imprez konferencyjnych może działać tylko na podstawie twoich instrukcji, aby spełnić twoje wymagania, dlatego też musisz wcześniej określić swoje cele. Jaki poziom gościnności zamierzasz zapewnić uczestnikom? W jakim mieście chcesz zorganizować swoją konferencję (i czy w ogóle chcesz ją organizować w jakimś mieście)? Jakiej liczby delegatów oczekujesz i kiedy będziesz w stanie ustalić ostateczną liczbę uczestników z wybranym przez siebie obiektem? Czy masz jakieś specjalne wymagania wobec obiektu, na przykład w zakresie dostępnego sprzętu IT i audiowizualnego lub reklamy na miejscu? Są to kwestie, które organizatorzy imprez konferencyjnych z pewnością będą w stanie pomóc ci ustalić z obiektami, ale aby mogli to zrobić, musisz mieć jasny obraz tego, czego oczekujesz od swojej konwencji – i jeśli twoje plany ulegną zmianie w odpowiedzi na ich sugestie lub komentarze, to niech tak będzie.

Po nakreśleniu swoich celów, usiądziesz z organizatorami imprez konferencyjnych, a oni wysłuchają twojego briefu. Na tym wstępnym spotkaniu będziesz chciał zawęzić lokalizację swojej konferencji i rodzaj miejsca, w którym będziesz chciał zorganizować wydarzenie, ale nie bój się słuchać innych pomysłów. Część zalet angażowania usług wyszukiwania miejsc jest to, że będą one miały obszerną listę kontaktów i miejsc, które nie były, z dużym prawdopodobieństwem, świadomy nawet istniał. Bądź przygotowany na myślenie nieszablonowe – zamiast centrum konferencyjnego w najbliższym dużym mieście, dlaczego nie rozważyć zorganizowania imprezy firmowej w wiejskim domu, muzeum lub obiekcie sportowym? Wybór takiego miejsca od razu wyróżni Twoją konferencję z typowego kręgu centrów kongresowych i hoteli, które dla wytrawnych konferencyjnych bywalców mogą stać się dość przyziemne. Otwiera to również interesujące możliwości dla gościnności korporacyjnej i imprez integracyjnych.

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *