Na początku mamy pomysł. Pomysł jest wydarzeniem, gdzie ludzie mogą się spotkać, handlować, rozwijać swoją sieć kontaktów i żyć poza normalną rutyną przez kilka godzin. Wydarzenie się rodzi, a ekscytacja szybko rośnie. Wizje uśmiechniętego tłumu są wszędzie.

Początek jest krytycznym momentem. Jesteśmy zmotywowani i poruszeni, aby coś się wydarzyło. Bez wątpienia jest to czas, aby połączyć kilka głównych elementów, które sprawią, że proces organizacji wydarzenia będzie przebiegał płynnie. Jeśli zrobi się to szybko, może to uczynić wydarzenie lepszym lub bardziej realistycznym dla gospodarzy. Te elementy to: 1) zdefiniowanie celu wydarzenia, 2) kto sprawi, że się ono odbędzie, osoba decyzyjna/lider wydarzenia, 3) co będzie potrzebne, aby wydarzenie było wspaniałe?

Cel eventu jest często w dużej mierze przyczynkiem do kilku kluczowych składników. Cel definiuje, co wydarzenie ma robić. Daje podstawy do tego, jakim ma być wydarzeniem, a wreszcie jest głównym przewodnikiem w kierunku tematu przewodniego. Bez celu, wydarzenie może nie ruszyć z miejsca, tocząc się bez celu w kierunku daty, bez prawdziwej entuzjastycznej motywacji, która za nim stoi. Cel definiuje cel. Cel tworzy napęd. Temat wydarzenia nadaje mu twarz, obraz, który zapadnie w pamięć potencjalnym uczestnikom.

Kto zajmie się organizacją wydarzenia? W małych firmach jest to albo wynajęty event planner/marketer, wewnętrzny menedżer, albo właściciel. Każdy z nich ma zalety i wady, aby doprowadzić wydarzenie do sukcesu. Osoba, która może prowadzić, jest zorganizowana, kreatywna, zorientowana na ludzi, odporna i cierpliwa jest najlepszą osobą do prowadzenia pokazu. Te cechy mogą nie być wszystkie w jednej osobie, ale mogą być w małym zespole. Możliwe, że wszyscy wymienieni wcześniej są zaangażowani.

Lider imprezy będzie często korzystać z komitetu lub zespołu, aby uzyskać wszystkie prace wykonane. Mała impreza może być przeprowadzona przez jedną do trzech osób. Duże wydarzenie może wymagać plutonu ludzi, którzy lubią organizować przyjęcia.

Osoba, która sprawia, że to wszystko się dzieje jest bardzo ważną częścią wydarzenia. Bez kogoś, kto będzie pilnował kotów, pilnował planu imprezy i był terapeutą eventowym, impreza może być słaba. Wydarzenie może się rozsypać lub eksplodować przed dniem pokazu.

Event planner/manager/marketer to podstawa świetnego eventu. Widziałem wiele małych wydarzeń, które dobrze sobie radziły z kimś z podstawowymi umiejętnościami. Umiejętność łączenia szczegółów za pomocą przewodnika znalezionego w sieci jest bardzo pomocna. To pozwala utrzymać wszystko na właściwym torze. Ramy czasowe i zadania są często ułożone razem, co znacznie ułatwia sprawę.

Im większe wydarzenie, tym większy zestaw umiejętności osoby podejmującej decyzję o jego organizacji. Doświadczeni event plannerzy i marketerzy mogą zapewnić cenne doradztwo, jeśli nie być głównym koordynatorem wydarzenia.

Zdefiniowanie tego, co będzie potrzebne do zorganizowania wspaniałego wydarzenia jest ważną odpowiedzią, którą należy uzyskać. Trzy wspólne czynniki każdego wydarzenia to czas, pieniądze i energia. Zdolność do zrównoważenia tych trzech czynników i osiągnięcia celu jest tym, co czyni wielkie wydarzenie. (Oczywiście „wielki” można definiować na wiele sposobów. Jeśli cel został osiągnięty, nie było problemów z pieniędzmi i nikt nie ucierpiał, to było to dobre wydarzenie).

Czasu, pieniędzy i energii jest tylko tyle, ile potrzeba. Cel wydarzenia i przewidywane rezultaty wydarzenia zdecydują, ile każdego z nich się pojawi. W odniesieniu do czasu, pytanie o to, jak długo potrwa, aby wszystko zostało zrobione, a promocje były maksymalnie atrakcyjne, jest tym, o co chodzi w czasie. Czy jest to duże wydarzenie, które odbywa się co roku? Czy jest to test przed innymi wydarzeniami w przyszłości? Inne pytania pomagają zaplanować czas, który jest również funkcją energii.

Energia potrzebna do zorganizowania wspaniałego wydarzenia jest określona przez cel, ilość personelu do realizacji i przewidywaną wielkość wydarzenia. To, ile jedna osoba może włożyć w każde wydarzenie, jest ograniczone. Większe wydarzenia wymagają większej liczby osób. Mówiąc prościej, ilość energii, którą można włożyć jest bezpośrednio związana z budżetem, czyli ile pieniędzy jest rozsądnych, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem.

Małe firmy nie mają kont bez dna, aby organizować duże imprezy. Impreza finansowana przez małe firmy musi przynosić zyski i mieścić się w rozsądnym budżecie. Wydawanie zbyt dużej ilości pieniędzy na personel, za mało na marketing i wiele innych to ważkie decyzje, które prowadzą do znalezienia równowagi w obszarze pieniędzy.

Patrząc na cel, można obliczyć kwotę wypłaty. Czy wydarzenie jest koncertem w parku lub dzień uznania klienta w sklepie, przepływ gotówki może być omówiony. Jeśli wydarzenie ma już swoją historię, budżetowanie jest łatwiejsze. W przypadku pierwszego wydarzenia, budżetowanie jest trudne, ponieważ przepływ gotówki może być oszacowany w najlepszym wypadku w granicach dziesięciu procent. Częściej błąd marginesu jest większy. Wydatki są najbardziej możliwymi do określenia pozycjami.

Przychody z imprezy mogą być tylko w dniu pokazu, jak w przypadku koncertu. Jednorazowe wydarzenie, które generuje pieniądze z merchandise, koncesji, sprzedaży biletów i innych. Jeden dzień i jest czas na odzyskanie.

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *